Agent Administratif chargé des Admissions

Type de contrat : CDI
Lieu : Principauté de Monaco
Date de publication : 21 décembre 2022

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Missions

En collaboration avec le Médecin Coordonnateur et les équipes administratives, l’agent administratif chargé des admissions a une mission globale d’accueil, d’orientation et de suivi administratif (constitution des dossiers d’admission et de prise en charge notamment) des personnes accueillies au sein des résidences de la Fondation Hector Otto. Il est l’interlocuteur privilégié des caisses sociales et services sociaux, tutelles et autres tiers, et/ou tout organisme de prise en charge.

Les missions principales sont :

  • Accueil physique et téléphonique des résidents, des familles, du(des) référent(s) et/ou de tout autre public pour les informer sur l’organisation et le fonctionnement des résidences pour personnes âgées de la Fondation Hector Otto,
  • Information aux familles/référent et résident(s) sur la gestion des demandes d’admission,
  • Aide aux familles / référent dans la constitution des dossiers de demandes d’aides et allocations sociales,
  • Gestion administrative des dossiers d’admission :
    • Assiste le Médecin Coordonnateur lors de la visite de pré-admission
    • Constitue les dossiers de demande d’admission en vue de leur présentation en Commission d’Admission
    • Vérifie le dossier administratif,
    • Recueille, accompagne et vérifie les prises en charge des aides sociales
    • Établit les formalités d’entrée, procède à la signature des documents
    • Crée le dossier dans le logiciel métier
    • Recueille les éléments en lien avec la facturation et transmets au service concerné
  • Aide dans la constitution des dossiers d’aides sociales
    • Recueille, accompagne et vérifie les prises en charge des aides sociales
    • Réalise le suivi des attributions d’aides
    • Transmet les éléments en lien avec la facturation au service concerné
  • Gestion centralisée des dossiers des résidents / candidat à l’admission
    • Contrôle et actualise les dossiers administratifs des résidents (admissions, sorties)
    • Est garant de la validité des donnés administratives
  • Saisie des mouvements
    • Tenue du registre et autres tableaux de suivi
    • Transmet les informations aux services concernés
  • Coordination des missions administratives tout au long du séjour du résident
  • Participation à la mise à jour des procédures et des documents relatifs à l’admission et au séjour des résidents
  • Gestion de l’argent de poche des résidents en lien avec le Pole Financier
  • Accompagnement des familles dans la gestion des démarches administratives lors de décès et mise à jour des fichiers,
  • Tri, classement et archivage de tous les documents administratifs

Profil

Formation en secrétariat médical avec une expérience dans un service d’admissions

Bonne connaissance de l’environnement et organisation des structures de type EHPAD et plus généralement des institutions médico-sociales.

Connaissance des processus d’admission, de facturation, recouvrement.

Notions juridiques concernant les mesures de protection des personnes fragiles.

Maitrise des techniques d’accueil et gestion des conflits

Autres qualités attendues :

  • Rigueur, autonomie, méthode et organisation.
  • Respect du secret professionnel.
  • Discrétion, diplomatie et facilité relationnelle.
  • Réactivité, disponibilité et sens de l’écoute
  • Sens du service, empathie et du dialogue.
  • Esprit d’équipe, adaptabilité

Vous êtes engagé dans la relation humaine. La bienveillance, l’engagement et le professionnalisme sont des valeurs que vous partagez.

CONDITIONS D’EMPLOI

Type de Contrat : CDI – Statut Non Cadre

Amplitude : Horaires administratifs

Salaire selon profil et expérience.

Avantages : repas fourni par l’employeur (Indemnité de nourriture), mutuelle, primes

Condition de travail dans un cadre agréable

Mesures COVID-19 : vaccination obligatoire

Vous souhaitez travailler au sein d’un établissement à taille humaine avec une équipe  investie et engagée ?

Rejoignez-nous en envoyant votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à recrutement@fondationhectorotto.com

Poste à pourvoir à compter du 22/02/2023

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Candidature spontannée
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