1. Préambule

La présente politique de confidentialité a pour objet de préciser les modalités des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par le biais de notre site internet.

Dans le cadre de votre navigation sur le site, vous êtes amenés à fournir des Données à caractère personnel (ci-après « Données personnelles ») vous concernant ou à transmettre des Données personnelles par l’usage que vous faites de nos services. Cette Politique vise à vous informer sur les conditions dans lesquelles ces Données sont traitées.

Celle-ci est conforme aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en application le 25 mai 2018 et à la Loi monégasque n°1.565 du 3 décembre 2024, entrée en vigueur le 13 décembre 2024.

 

2. Définition

Données à caractère personnel ou Données personnelles : Toute donnée permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Exemples : nom, n° d’immatriculation, n° de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale, adresse IP...).

Données sensibles : Informations concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé, les infractions et condamnations encourues ou la vie sexuelle.

Responsable de traitement : La Fondation Hector Otto est le responsable du Traitement des Données personnelles collectées directement ou indirectement auprès des Visiteurs du site internet et des Utilisateurs des services qu’elle propose. En cette qualité, nous vous garantissons donc un traitement de vos données respectueux des normes relatives à la protection des données personnelles en vigueur.

Traitement de données à caractère personnel : Par « traitement », on entend toute opération ou ensemble d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la transmission ou la communication.

Sous-traitant : Entité juridique qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement dans le cadre de son activité.

APDP : Autorité de Protection des Données Personnelles, l’autorité administrative indépendante monégasque compétente en termes de protection des données personnelles.

Personne concernée : Personne physique dont les données font l’objet d’un traitement, à savoir dans le cadre de cette politique, les clients (les résidents et/ou leurs responsables légaux), les visiteurs du site et les prospects (les futurs résidents et/ou leurs responsables légaux).

Destinataire : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui reçoit communication des données personnelles.

Utilisateur(s) et/ou Visiteur(s) : Personne physique se rendant simplement sur notre site internet à des fins de renseignements ou utilisant l’interface du site dans le cadre des services proposés par la Fondation.  

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3. Données personnelles traitées

La Fondation Hector Otto traite les données pour fournir des services aux clients et pour exploiter ses activités. Elle veille à collecter et à traiter des Données à caractère personnel dans le respect des principes applicables à la protection de vos données personnelles.

Les Données personnelles sont traitées de la manière suivante :

• Auprès de l’Utilisateur et du Visiteur du site directement, notamment lorsque qu’il remplit un formulaire de contact, pour adresser une demande à la Fondation ;

• Par l’acceptation totale ou partielle des cookies par les Visiteurs du site enregistrant comment les ils naviguent sur notre site.

 

a)Traitement ayant pour finalité la « Gestion du site internet »

Le présent traitement est nécessaire à la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le Responsable du traitement, en effet il permet d’assurer le bon fonctionnement du site vitrine de la Fondation Hector Otto.

 

Les Données personnelles collectées dans le cadre de ce traitement ont un caractère obligatoire et sont indispensables afin de pouvoir naviguer sur le présent site. A défaut, l’accès et le bon fonctionnement du site ne peut être garanti.

Données issues de cookies : 

• 6 mois à compter de l’autorisation des cookies (bannière consentement)

• 13 mois à compter du dépôt du cookies

• 25 mois à compter de la collecte des données​​

 

b)Traitement ayant pour finalité la « Gestion des candidatures et suivi du recrutement »

Le présent traitement est nécessaire à la réalisation d’un l’intérêt légitime poursuivi par le Responsable de traitement, c’est-à-dire la recherche de candidats et de clients pour répondre aux besoins de la Fondation et accroître son activité.

 

Les Données personnelles traitées dans le cadre de ce traitement ont un caractère obligatoire et sont indispensables afin d’examiner votre candidature. A défaut, votre candidature ne pourra être examinée.

Ainsi, dans l’onglet « Recrutement » de notre site internet, il vous est possible d’envoyer une candidature spontanée ou de postuler à une offre de poste.  

Données traitées: 

Nom, Prénom, Email, Téléphone, Lettre de motivation (donnée facultative), CV, Contenu d’un commentaire ajouté (donnée facultative)

Durées de conservation:

Candidat non retenu : 2 ans à compter de la fin de la période de recrutement

Candidat retenu : les données sont intégrées dans le traitement « Gestion administrative des salariés » et seront conservées pendant la durée totale de la relation contractuelle (base active) + 5 ans à compter du départ du salarié (archivage intermédiaire)

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​​​​c)Traitement ayant pour finalité la « Gestion des demandes de contact »

 

Le présent traitement est nécessaire à la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le Responsable du traitement, cela permet de répondre aux demandes personnes concernées ayant pris contact avec la Fondation.

 

Les Données personnelles traitées dans le cadre de ce traitement ont un caractère obligatoire et sont indispensables afin d’examiner votre demande. A défaut, votre demande ne pourra être traitée.

Données traitées: 

Nom, Prénom, Email, Téléphone (donnée facultative), Objet de la demande (donnée facultative), Détails de la demande (donnée facultative)

Durées de conservation:

2 ans à compter de la réponse si la personne n’est pas cliente.

Pendant la durée de la relation d’affaire si la personne est cliente.

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​​​​​d)Traitement ayant pour finalité la « Gestion des demandes d’exercice de droits »

 

Le présent traitement est justifié par le besoin de respecter une obligation légale à laquelle est soumis le Responsable du traitement, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la Loi monégasque n°1.565 du 3 décembre 2024.  

 

Les Données personnelles traitées dans le cadre de ce traitement ont un caractère obligatoire et sont indispensables pour exercer vos droits auprès du Responsable du traitement. A défaut, votre demande ne pourra aboutir.

Données traitées: 

Nom, Prénom, Email, Téléphone (donnée facultative), Détails de la demande (message)

Durées de conservation: 

6 ans pour les demandes de droit d’opposition.

1 an pour les autres demandes.

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​4. Sécurité et confidentialité

La Fondation Hector Otto en tant que responsable de traitement, détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des systèmes de traitement de données à caractère personnel pour éviter, dans la mesure du possible, toute intrusion malveillante et prévenir toute perte, altération ou divulgation de données à des personnes non autorisées.

 

Nous déterminons et mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles conformément aux exigences en vigueur.

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5. Cookies

Vous êtes informé(e) que, lors de vos visites sur nos sites internet, des cookies (témoins de connexion) peuvent être installés sur votre logiciel de navigation pour vous permettre, une navigation optimale, dans le respect du RGPD et de la Loi monégasque n°1.565 du 3 décembre 2024.

 

Les cookies sont des données stockées dans l’équipement terminal de l’internaute. Ils sont utilisés par notre site internet pour envoyer des informations au navigateur de l’internaute, et permettent à ce navigateur de renvoyer des informations au site d’origine (par exemple un identifiant de session, le choix d’une langue ou une date). Néanmoins, aucunes données personnelles ne sont collectées via des systèmes de traceurs.

 

Pour plus d’information veuillez consulter notre politique de gestion de cookies en cliquant sur le lien suivant : https://www.fondation-otto.mc/politique-de-confidentialit%C3%A9

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6. Destinataires et transfert de données

Les données à caractère personnel collectées via notre site internet sont exclusivement destinées à la Fondation Hector Otto. En tout état de cause, elles ne sont communiquées qu’à des destinataires dûment habilités et identifiés.

 

L’hébergement du site est assuré par l’éditeur Wix, dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Par conséquent, un transfert de certaines données personnelles peut intervenir dès lors qu’une connexion au site est établie. Vos données personnelles peuvent ainsi être transférées, stockées et traitées aux États-Unis, où sont localisés nos serveurs.

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7. Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la Loi monégasque n°1.565 du 3 décembre 2024, vous disposez de certains droits.

• Le droit d’accès et de copie : Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, d’obtenir l'accès auxdites données et une copie de ces dernières.

• Le droit de rectification : Vous avez le droit d'obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes.

• Le droit à l’effacement : Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Néanmoins ce droit n’est pas absolu, en effet la Fondation peut avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites données.

• Le droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel vous concernant lorsque ledit traitement est basé sur l’intérêt légitime de la Fondation Hector Otto.

• Le droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’exactitude des données est remise en cause, lorsque le traitement est illicite, lorsque le responsable du traitement n’a plus besoin des données aux fins du traitement ou lorsque la personne concernée s’est opposée au traitement.

• Le droit à la portabilité des données : Dans certains cas, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitements, lorsque cela est techniquement possible. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et que celui-ci est effectué à l'aide de procédés automatisés.

• Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : Vous avez le droit de contacter l’APDP afin d’introduire une réclamation concernant les pratiques relatives à la protection des données à caractère personnel de la Fondation Hector Otto.

 

Tous les moyens nécessaires à garantir l’effectivité de vos droits sur les données personnelles sont mis en œuvre par la Fondation Hector Otto.

 

8. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez adresser une demande :

• Par voie postale : 20, Avenue Hector Otto, 98000 MONACO

• Sur place : Au 12 Rue Princesse Florestine, 98000 MONACO

 

9. Modification de la politique

La Fondation Hector Otto pourra mettre à jour cette Politique de Protection des Données personnelles à tout moment pour l’adapter à d’éventuelles nouvelles règlementations ou pratiques. Il vous appartient alors de vérifier les éventuelles mises à jour de cette politique de protection des données sur notre site internet.

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